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FORMATION

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Exploiter l’Intelligence Artificielle pour automatiser et améliorer les missions de secrétariat et d’assistance

Comment l’IA peut-elle simplifier et fiabiliser les missions de secrétariat et d’assistance ?
Cette formation vous permettra de comprendre comment l’IA peut vous aider à rédiger des comptes rendus, trier des e-mails, organiser des plannings, gérer des bases de données et automatiser les tâches administratives. Vous apprendrez à utiliser des outils d’IA simples et accessibles pour améliorer votre quotidien professionnel. Cette formation s’adresse aux débutants souhaitant se moderniser tout en gardant la maîtrise de leur organisation.

Exploiter l’Intelligence Artificielle pour automatiser et améliorer les missions de secrétariat et d’assistance

Comment l’IA peut-elle simplifier et fiabiliser les missions de secrétariat et d’assistance ?
Cette formation vous permettra de comprendre comment l’IA peut vous aider à rédiger des comptes rendus, trier des e-mails, organiser des plannings, gérer des bases de données et automatiser les tâches administratives. Vous apprendrez à utiliser des outils d’IA simples et accessibles pour améliorer votre quotidien professionnel. Cette formation s’adresse aux débutants souhaitant se moderniser tout en gardant la maîtrise de leur organisation.

Informations générales

  • Durée totale : 12H
  • Modalités :
    12h de classe virtuelle.
  • Prochaines dates :
    Des sessions sont programmées régulièrement. Nous contacter.
  • Tarif :
    Sur demande.
S’inscrire à la formation
Pictogramme Groupe Skillset formation intelligence artificielle objectifs pedagogiques

Objectifs pédagogiques

Comprendre les bénéfices et limites des outils d’IA en contexte administratif

Appliquer les outils d’IA pour automatiser la gestion de l’information

Optimiser l’organisation quotidienne avec les outils IA

Créer des outils de communication clairs et personnalisés grâce à l’IA

Pictogramme Skillset formation sur mesure 2

Public visé

Assistant(e)s de direction

Secrétaires de services

Office managers

Pictogramme Groupe Skillset formation intelligence artificielle pré-requis

Pré-requis

Savoir utiliser un ordinateur.

Savoir naviguer sur Internet.

Programme de formation

Exploiter l’Intelligence Artificielle pour automatiser et améliorer les missions de secrétariat et d’assistance

MODULE 1 : Découvrir les apports de l’IA dans les fonctions d’assistance
  • Quiz de découverte
  • Définition : intelligence artificielle générative, analytique et prédictive
  • Outils utiles : ChatGPT, Otter.ai, Google Calendar AI, Notion AI
  • Cartographie des cas d’usage : classement, transcription, rappels, réponses mail, etc.
  • Éthique et vigilance : sécurité des données, fiabilité des réponses, vérification humaine
MODULE 2 : Automatiser la gestion administrative et documentaire
  • Classement intelligent des documents numériques
  • Reconnaissance et extraction automatique de données dans un fichier (dates, montants, infos clés)
  • Archivage IA : règles, filtres et étiquetage automatique
  • Moteurs de recherche par mot-clé assistés par IA
MODULE 3 : Gagner du temps dans la gestion des agendas et réunions
  • Gestion intelligente des agendas partagés
  • Suggestions automatiques de créneaux (via Google Calendar AI)
  • Suivi et relances automatisées
  • Transcription de réunions avec Otter.ai ou ChatGPT
  • Planification IA de tâches récurrentes ou projets multi-acteurs
MODULE 4 : Améliorer la qualité de la communication et du service interne
  • Génération de mails types ou personnalisés
  • Correction automatique des textes (orthographe, ton, clarté)
  • Réponses automatisées aux demandes fréquentes
  • Création d’un chatbot interne simplifié pour service RH / IT / logistique
  • Synthèse de tickets ou demandes entrantes
  • Quiz d’évaluation
Télécharger le programme
Groupe Skillset formation professionnelle moyens pédagogiques et techniques

LES MOYENS PÉDAGOGIQUES ET TECHNIQUES

  • Un espace personnel de formation en ligne avec accès direct aux salles de visioconférence.
  • Des ressources e-learning disponibles au sein de votre espace personnel de formation.
  • Des supports de formation téléchargeables via la plateforme : slides de cours, exercices…
  • Un espace d’échange personnel avec le formateur disponible au sein de votre espace personnel tout au long de la formation.
Pictogramme Skillset centre de formation professionnel modalités évaluation

Méthode mobilisées
et modalités d’évaluation

Alternance entre méthodes d’enseignement théoriques et pratiques. Les activités s’appuient sur des exemples concrets et des ressources fournies par Groupe Skillset.

Des quiz d’évaluation sont mis en place pour mesurer
l’atteinte des objectifs.

Un certificat de réalisation sera délivré pour attester de la participation et du suivi de la formation par le stagiaire.

Pictogramme Skillset centre de formation professionnel modalités accès

Modalité d’accès

Processus d’inscription :
Après une pré-inscription en ligne ou par téléphone, un entretien téléphonique est réalisé afin d’analyser vos besoins. Nous vous proposons ensuite un parcours personnalisé, formalisé par une convention de formation sous 2 jours.

Votre inscription sera confirmée et définitive dès réception de la convention signée de votre part, au plus tard 2 semaines avant le début de la formation.

La formation est accessible à toutes les situations de handicap. Notre responsable handicap est à votre disposition pour tout besoin d’aménagement dans le cadre de votre formation.

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